대한예방의학회(이하 ‘학회’라 칭함)는 본 학회가 개최하는 학술대회에 본 학회의 홈페이지(이하 ‘홈페이지’라 칭함)(http://www.prevmed.or.kr/)를 통하여 초록접수를 신청하는 이용자(이하 ‘초록접수자’라 칭함)의 개인정보 보호를 매우 중요하게 생각하고 있으며, 개인정보 보호를 위하여 다음과 같은 처리방침을 수립하여 실천하고 있습니다. 학회의 개인정보 처리방침은 법규, 정부 지침 및 학회 내부 방침의 변경으로 인하여 변경될 수 있습니다. 개인정보 처리방침이 변경될 경우 홈페이지에 변경사항을 공지하오니 이용할 때 이를 확인하시기 바랍니다.


1. 개인정보의 처리 목적

학회는 개인정보를 다음의 목적을 위해 처리합니다. 처리한 개인정보는 다음의 목적 이외의 용도로는 사용되지 않으며 이용 목적이 변경될 경우에는 사전 동의를 받아 처리합니다.

(1) 학술대회의 초록접수 및 관리
본인 식별 및 인증, 서비스 부정 이용 방지, 고지 및 통지, 고충 처리, 분쟁 조정을 위한 기록 보존 등을 목적으로 개인정보를 처리합니다.

(2) 초록접수자의 문의 및 요청 사항 처리
초록접수자의 신원 확인, 문의사항 확인을 위한 연락 및 통지, 처리 결과의 통보 등을 목적으로 개인정보를 처리합니다.


2. 개인정보의 수집

학회는 학술대회의 초록접수 시기에 적법하고 공정한 수단에 의하여 홈페이지 이용계약의 성립 및 이행에 필요한 최소한의 개인정보만을 수집합니다.

(1) 접수자 성명, 소속 및 직위, 휴대폰, 이메일, 발표자 성명: 초록접수자의 신원을 확인하는 데 필수적인 정보입니다. [필수 입력]

(2) 소속 및 직위 : 학술대회 초록접수자를 구분하기 위한 정보입니다. [선택 입력]

(3) 휴대폰 번호: 초록접수자가 본인의 신청 내역을 조회할 때 이용하며, 초록접수와 관련된 문제가 발생할 경우 학회로부터 연락받는 데 필요합니다.

(4) 이메일 주소: 초록접수와 관련된 문제가 발생할 경우 학회로부터 연락받는 데 필요합니다.


3. 개인정보의 처리 및 보유 기간

(1) 학회는 초록접수자로부터 개인정보를 수집하는 경우 그 보유기간 및 이용기간은 초록접수를 신청한 시점으로부터 10년으로 합니다.

(2) 초록접수자 본인이 특정 개인정보를 삭제하여 달라고 요청한 경우에는 일정한 내부 절차를 거쳐 해당 정보는 학회의 웹사이트에서 완전히 삭제되며 추후 열람이나 이용이 불가능한 상태로 처리됩니다.


4. 개인정보의 제3자 제공

(1) 학회는 개인정보 처리방침에서 고지하거나 동의한 범위를 초과하여 초록접수자의 개인정보를 활용하거나 제3자에게 제공 또는 공개를 하지 않습니다.

(2) 예외적으로 전기통신사업법 등 법률의 규정에 의해 국가기관의 요구가 있는 경우, 정보통신윤리위원회의 요청이 있는 경우 또는 기타 관계법령에서 정한 절차에 따른 요청이 있는 경우, 초록접수자가 학회에 제공한 개인정보를 스스로 공개한 경우, 개인정보의 제공에 대해 본 개인정보 취급방침에 고지한 경우에는 그러하지 않습니다.


5. 개인정보 처리의 위탁

(1) 위탁 내용

학회는 원활한 개인정보 업무 처리를 위하여 다음과 같이 개인정보 처리 업무를 위탁하고 있습니다.

① 위탁 받는 자(수탁자): 이비아이(EBI)
② 위탁하는 업무의 내용: 홈페이지를 통한 초록접수자 정보의 수집, 저장, 검색 및 출력
③ 위탁 기간: 초록접수 시부터 10년 또는 위탁계약 종료 시까지

(2) 위탁계약 관리

① 학회는 위탁계약 체결 시 개인정보 보호법 제25조에 따라 위탁업무 수행목적 외 개인정보 처리금지, 기술적· 관리적 보호조치, 재위탁 제한, 수탁자에 대한 관리· 감독, 손해배상 등 책임에 관한 사항을 계약서 등 문서에 명시하고, 수탁자가 개인정보를 안전하게 처리하는지를 감독하고 있습니다.
② 위탁업무의 내용이나 수탁자가 변경될 경우에는 지체 없이 본 개인정보 처리방침을 통하여 공개합니다.


6. 정보주체의 권리·의무 및 그 행사방법

(1) 초록접수자(정보주체)는 학회에 대해 언제든지 다음 각 호의 개인정보 보호 관련 권리를 행사할 수 있습니다.

① 개인정보의 열람 요구
② 오류 등이 있을 경우 정정 요구
③ 삭제 요구
④ 처리정지 요구

(2) 제1항에 따른 권리 행사는 학회에 대해 개인정보 보호법 시행규칙 별지 제8호 서식에 따라 서면, 전자우편, 모사전송(FAX) 등을 통하여 할 수 있으며 학회는 이에 대해 지체 없이 조치합니다.

(3) 제1항에 따른 권리 행사는 초록접수자의 법정대리인이나 위임을 받은 자 등 대리인을 통하여 할 수 있습니다. 이 경우 개인정보 보호법 시행규칙 별지 제11호 서식에 따른 위임장을 제출하여야 합니다.

(4) 조회 및 정정 요청
초록접수자는 홈페이지에 접속하여 초록접수 페이지에서 성명, 면허번호 및 휴대폰 번호를 입력한 후 직접 본인의 초록접수 내역을 조회할 수 있으며, 학회의 총무이사나 개인정보보호 책임자에게 전화 또는 전자우편을 보내는 방법 등으로 정정을 요청할 수 있습니다.

(5) 동의 철회
초록접수자는 학회의 총무이사나 개인정보보호 책임자에게 전화 또는 전자우편을 보내는 방법 등으로 동의 철회를 요청할 수 있습니다.

(6) 상담 등
학회는 개인정보와 관련하여 초록접수자의 의견을 수렴하고 불만을 처리하기 위하여 전화, 전자우편 또는 홈페이지의 게시판 등을 통하여 초록접수자의 불만사항을 접수 및 처리하고 있습니다.

(7) 학회는 개인정보 처리방침을 개정하는 경우 그 변경사항에 대하여 즉시 홈페이지를 통하여 게시하고 개정일자 등을 적시하여 개정된 사항을 초록접수자가 쉽게 알아볼 수 있도록 고지합니다. 따라서 초록접수자는 서비스 이용 시 수시로 변경사항을 확인하여야 하며, 그렇지 않을 경우에 발생할 수 있는 문제에 대한 책임은 초록접수자에게 있습니다.

(8) 초록접수자는 개인정보 침해에 대한 신고·상담이 필요한 경우 아래 기관에 문의할 수 있습니다.

① 개인정보분쟁조정위원회(http://privacy.kisa.or.kr/ 02-405-5118)
② 개인정보보호협회 (http://www.eprivacy.or.kr/ 02-550-9500)
③ 경찰청 사이버테러대응센터 (http://www.ctrc.go.kr/ 1566-0112)


7. 개인정보의 파기

(1) 학회는 초록접수자의 요청이 있는 경우에는 개인정보를 내부 처리절차에 따라 파기하며, 학회로부터 개인정보를 적법하게 제공받은 제3자에 대하여도 이를 파기하도록 권고합니다. 단, 법령의 규정에 의하여 이를 보존하여야 할 경우 또는 초록접수자와의 다른 계약에 의거하여 계속 보유할 수 있는 경우는 예외로 합니다.

(2) 학회는 원칙적으로 개인정보 처리목적이 달성된 경우에는 지체 없이 해당 개인정보를 파기합니다. 파기의 절차, 기한 및 방법은 다음과 같습니다.

① 파기 절차
초록접수자가 입력한 개인 정보는 목적 달성 후 별도의 데이터베이스에 옮겨져(종이의 경우 별도의 서류) 내부 방침 및 기타 관련 법령에 따라 일정기간 저장된 후 또는 즉시 파기됩니다. 이 때, 데이터베이스로 옮겨진 개인정보는 법률에 의한 경우가 아니고서는 다른 목적으로 이용되지 않습니다.

② 파기 기한
초록접수자의 개인정보는 개인정보의 보유기간이 경과된 경우에는 보유기간의 종료일로부터 5일 이내에, 개인정보의 처리 목적 달성, 해당 서비스의 폐지, 사업의 종료 등 그 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 개인정보의 처리가 불필요한 것으로 인정되는 날로부터 5일 이내에 그 개인정보를 파기합니다.

③ 파기 방법
전자적 파일 형태의 정보는 기록을 재생할 수 없는 기술적 방법을 사용합니다.
종이에 출력된 개인정보는 분쇄기로 분쇄하거나 소각을 통하여 파기합니다. 


8. 개인정보의 안전성 확보 조치

학회는 개인정보 보호법 제29조에 따라 다음과 같이 안전성 확보에 필요한 기술적/관리적 및 물리적 조치를 하고 있습니다.

(1) 개인정보 취급 직원의 최소화 및 교육
개인정보를 취급하는 직원을 지정하고 담당자에 한정시켜 개인정보를 관리하는 방침을 시행하고 있습니다.

(2) 내부관리 계획의 수립 및 시행
개인정보의 안전한 처리를 위하여 내부관리 계획을 수립하고 시행하고 있습니다.

(3) 해킹 등에 대비한 기술적 대책
학회는 해킹이나 컴퓨터 바이러스 등에 의한 개인정보 유출 및 훼손을 막기 위하여 보안프로그램을 설치하고 주기적인 갱신·점검을 하며 외부로부터 접근이 통제된 구역에 시스템을 설치하고 기술적/물리적으로 감시 및 차단하고 있습니다.

(4) 개인정보에 대한 접근 제한
개인정보를 처리하는 데이터베이스시스템에 대한 접근권한의 부여, 변경, 말소를 통하여 개인정보에 대한 접근통제를 위하여 필요한 조치를 하고 있으며 침입차단시스템을 이용하여 외부로부터의 무단 접근을 통제하고 있습니다.

(5) 문서보안을 위한 잠금장치 사용
개인정보가 포함된 서류, 보조저장매체 등을 잠금장치가 있는 안전한 장소에 보관하고 있습니다. 

(6) 비인가자에 대한 출입 통제
개인정보를 보관하고 있는 물리적 보관 장소를 별도로 두고 이에 대해 출입통제 절차를 수립하고 운영하고 있습니다. 


9. 개인정보보호 책임자

(1) 학회는 개인정보 처리에 관한 업무를 총괄해서 책임지고, 개인정보 처리와 관련한 초록접수자의 불만 처리 및 피해구제 등을 위하여 아래와 같이 개인정보보호 책임자를 지정하고 있습니다. 초록접수자는 학회의 서비스를 이용하면서 발생한 모든 개인정보 보호 관련 문의, 불만 처리, 피해구제 등에 관한 사항을 개인정보보호 책임자에게 문의할 수 있습니다. 학회는 초록접수자의 문의에 대해 지체 없이 답변하고 처리해드립니다.

(2) 개인정보보호 책임자 관련 정보
 소속: 대한예방의학회
 직위: 사무국장
 이름: 정예난
 전화: 051-240-2859
 전자우편: kspm2018@daum.net
 
 
10. 개인정보 처리방침 변경

(1) 본 개인정보 처리방침은 2019년 9월 16일부터 적용됩니다.

(2) 법령 및 방침에 따른 변경 내용의 추가, 삭제 및 정정이 있는 경우에는 변경 사항의 시행 7일 전부터 공지사항을 통하여 고지합니다.